ชุดข้อมูลสินค้าสำหรับตัวแทนจำหน่ายและร้านค้า

เมื่อสินค้าล็อตแรกใกล้พร้อม แบรนด์สมุนไพรหลายแห่งเริ่มคุยกับตัวแทนจำหน่ายหรือร้านค้าที่สนใจนำสินค้าไปวาง แล้วพบว่าต้องตอบคำถามเดิมซ้ำหลายรอบ และข้อมูลที่ส่งไปแต่ละคนก็ไม่เหมือนกัน ทางออกที่ทำได้เองคือรวมข้อมูลสินค้าเป็นชุดเดียวไว้ก่อน บทความนี้สรุปว่าชุดข้อมูลสำหรับตัวแทนควรมีอะไรบ้าง และดูแลอย่างไรให้ตรงกันทุกคน

ทำไมต้องมีชุดข้อมูลกลาง

ตัวแทนแต่ละรายจะถามคล้ายกัน เช่น สินค้านี้คืออะไร ใช้อย่างไร เก็บอย่างไร มีเอกสารอะไรให้ดู ถ้าตอบจากความจำทีละแชต ข้อมูลมักคลาดเคลื่อน และเมื่อมีคนถามย้อนหลังก็ไม่รู้ว่าเคยส่งอะไรไปแล้ว ชุดข้อมูลกลางทำให้ทุกคนได้ข้อมูลชุดเดียวกัน และทีมงานรู้ว่าฉบับล่าสุดอยู่ที่ไหน

ชุดข้อมูลควรมีอะไรบ้าง

• ข้อมูลสินค้าหนึ่งหน้า ชื่อสินค้า รหัสสินค้า ขนาดบรรจุ ส่วนประกอบตามฉลาก วิธีใช้และวิธีเก็บตามที่ระบุบนบรรจุภัณฑ์
• รูปสินค้า ภาพชัดหลายมุม พร้อมภาพฉลากด้านหลัง เพื่อให้ตัวแทนตรวจข้อความได้ตรงกับของจริง
• เอกสารที่มีอยู่จริง เช่น ใบรับรองผลวิเคราะห์ของล็อตนั้น และเอกสารที่ทางการกำหนดสำหรับสินค้าประเภทนี้ แนบเฉพาะฉบับที่มีแล้ว ฉบับที่ยังไม่ได้มาไม่ต้องเขียนว่ากำลังจะมี
• ข้อความที่ใช้พูดถึงสินค้าได้ ประโยคที่ผ่านการตรวจแล้ว เพื่อให้ตัวแทนใช้ข้อความเดียวกับฉลากและเว็บไซต์
• ข้อความที่ไม่ควรใช้ รายการคำที่แบรนด์ไม่ให้ใช้ในการขาย เพื่อไม่ให้ตัวแทนเผลอโฆษณาเกินกว่าที่ระบุไว้
• คำถามที่พบบ่อย ดึงจากคำถามจริงที่เคยได้รับ และเพิ่มเมื่อมีคำถามใหม่
• ช่องทางติดต่อทีมงาน ระบุว่าเรื่องเงื่อนไขการสั่งซื้อและรายละเอียดทางการค้า ให้ติดต่อทีมงานโดยตรง

เก็บไว้ที่เดียวและมีเลขฉบับ

ใช้โฟลเดอร์ออนไลน์หนึ่งแห่งเป็นต้นฉบับ ตั้งชื่อไฟล์ให้มีเลขฉบับหรือวันที่ปรับปรุง เมื่อแก้ข้อมูลก็แทนที่ในโฟลเดอร์นั้นและแจ้งตัวแทนว่ามีฉบับใหม่ อย่ากระจายไฟล์ผ่านหลายช่องทางโดยไม่มีที่อ้างอิง ไม่เช่นนั้นจะมีหลายฉบับวนอยู่พร้อมกัน

เรื่องที่ไม่ควรใส่ในชุดข้อมูลทั่วไป

รายละเอียดทางการค้าของแต่ละราย เช่น เงื่อนไขการสั่งซื้อและการส่งมอบ ควรคุยเป็นรายกรณีกับทีมงาน ไม่ใส่ไว้ในไฟล์ที่ส่งต่อกันได้ง่าย เพราะข้อมูลเหล่านี้เปลี่ยนตามแต่ละดีล และตัวเลขที่หลุดไปอยู่ในไฟล์กลางมักถูกอ้างถึงต่อไปแม้หมดเวลาใช้งานแล้ว

ตรวจก่อนส่งและทบทวนเป็นรอบ

ก่อนส่งชุดข้อมูลให้ตัวแทนรายใหม่ ให้คนที่ไม่ได้เขียนอ่านอีกรอบ เทียบข้อความกับฉลากจริง และตรวจว่าลิงก์ใช้งานได้ จากนั้นกำหนดรอบทบทวน เช่น เดือนละครั้ง หรือทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนฉลาก ล็อตใหม่ หรือเอกสารใหม่

คำถามที่พบบ่อย

Q: ต้องทำเป็นไฟล์สวยงามก่อนไหม?
A: ไม่จำเป็น เริ่มจากเอกสารหน้าเดียวที่ข้อมูลถูกต้องก่อน ค่อยปรับรูปแบบทีหลัง

Q: ควรส่งชุดข้อมูลให้ทุกคนที่สนใจเลยหรือไม่?
A: ควรคุยกับทีมงานก่อนว่าจะส่งให้ใคร เพื่อให้ข้อมูลไปถึงเฉพาะผู้ที่กำลังคุยเรื่องการวางสินค้าจริง

Q: ใครควรเป็นเจ้าของชุดข้อมูล?
A: กำหนดคนเดียวเป็นผู้ดูแลต้นฉบับ รับคำขอแก้ไขจากทีมอื่น แล้วปรับให้ตรงกันที่เดียว

ติดต่อทีมงาน

โทร 085-742-6940 หรือ 080-196-6586 · อีเมล thaiherbalstandard@gmail.com หรือ thaiherbal.ths@gmail.com · Facebook และ LINE ของ Thai Herbal Standard