ใบสั่งผลิตสินค้าสมุนไพร เขียนอย่างไรให้โรงงานเข้าใจตรงกัน

การสั่งผลิตสินค้าสมุนไพรครั้งแรก หลายแบรนด์ส่งข้อความสั้นๆ ผ่านแอปแชตแล้วคิดว่าโรงงานเข้าใจตรงกัน แต่เมื่อสินค้าออกมา บรรจุภัณฑ์ผิดแบบ หรือจำนวนไม่ตรงกับที่ตั้งใจ ก็ไม่มีเอกสารให้ย้อนกลับไปดูว่าตกลงอะไรไว้ บทความนี้ชวนเจ้าของแบรนด์เขียนใบสั่งผลิตให้ครบ อ่านแล้วเข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย

1. ใบสั่งผลิตคืออะไร และต่างจากใบเสนอรับงานอย่างไร

ใบสั่งผลิตคือเอกสารที่แบรนด์ยืนยันกับโรงงานว่าจะผลิตอะไร จำนวนเท่าไร ด้วยข้อกำหนดแบบไหน ส่วนใบเสนอรับงานเป็นข้อเสนอจากโรงงาน ใบสั่งผลิตจึงเป็นเอกสารที่แบรนด์ลงนามรับรองเอง และใช้อ้างอิงเมื่อผลงานจริงไม่ตรงกับที่ตกลงกันไว้ ควรเก็บไว้คู่กับสัญญาผลิตและแฟ้มเอกสารสินค้า

2. ข้อมูลที่ควรมีในใบสั่งผลิต

• ชื่อสินค้า รหัสสินค้า และเวอร์ชันของสูตรที่อนุมัติแล้ว
• จำนวนที่สั่ง และหน่วยนับให้ชัด เช่น จำนวนซอง จำนวนขวด หรือจำนวนกล่อง
• ขนาดบรรจุและวิธีบรรจุ รวมถึงรูปแบบการแพ็กลงลัง
• แบบฉลากและบรรจุภัณฑ์ที่อนุมัติแล้ว ระบุเวอร์ชันและวันที่
• ข้อกำหนดด้านคุณภาพ เช่น รายการตรวจที่ต้องมีใบรับรองผลวิเคราะห์แนบมา
• วิธีรับสินค้า สถานที่ และผู้รับสินค้าฝั่งแบรนด์
• ผู้ติดต่อของทั้งสองฝ่าย พร้อมช่องทางติดต่อที่ใช้จริง

3. อ้างอิงเอกสารที่อนุมัติไว้ อย่าเขียนซ้ำจากความจำ

แทนที่จะพิมพ์รายละเอียดสูตรหรือข้อความฉลากซ้ำลงในใบสั่งผลิต ให้ระบุว่าอ้างอิงเอกสารฉบับใด เวอร์ชันอะไร ลงวันที่เท่าไร การพิมพ์ซ้ำเป็นจุดที่ข้อมูลคลาดเคลื่อนได้ง่ายที่สุด เมื่อเอกสารต้นทางถูกแก้ ใบสั่งผลิตที่อ้างอิงไว้จะยังชี้ไปถูกฉบับ

4. ระบุสิ่งที่ถือว่าตรงตามที่สั่ง

เขียนให้ชัดว่าเมื่อรับสินค้าแล้ว แบรนด์จะตรวจอะไรบ้าง เช่น จำนวนตรงกับที่สั่ง ฉลากตรงกับแบบที่อนุมัติ เลขล็อตและวันที่ผลิตอ่านได้ชัด และมีเอกสารคุณภาพแนบมาครบ การตกลงเกณฑ์นี้ไว้ก่อนผลิตทำให้ตรวจรับได้เร็ว และถ้าพบสิ่งที่ไม่ตรง ทั้งสองฝ่ายก็คุยกันบนข้อกำหนดเดียวกัน

5. การแก้ไขใบสั่งผลิตหลังส่งไปแล้ว

หากต้องเปลี่ยนจำนวนหรือรายละเอียดหลังส่งใบสั่งผลิต ให้ออกฉบับแก้ไขที่ระบุเลขที่เอกสารและวันที่ใหม่ แล้วให้โรงงานยืนยันกลับเป็นลายลักษณ์อักษร อย่าแก้ผ่านการคุยปากเปล่าหรือข้อความเดียวในแชต เพราะจะหาหลักฐานย้อนหลังได้ยาก ควรสอบถามโรงงานว่าการแก้ไขในแต่ละช่วงของงานผลิตมีเงื่อนไขอย่างไร

6. จดเลขที่เอกสารให้ค้นย้อนหลังได้

ตั้งเลขที่ใบสั่งผลิตให้เป็นระบบ เช่น ใช้รหัสสินค้าต่อด้วยลำดับครั้งที่สั่ง แล้วเก็บเข้าแฟ้มเอกสารสินค้า เมื่อมีเรื่องร้องเรียนหรือต้องตรวจสอบย้อนกลับ ทีมสามารถหาได้ทันทีว่าล็อตนั้นสั่งผลิตด้วยข้อกำหนดอะไร

คำถามที่พบบ่อย

Q: แบรนด์เล็กที่สั่งผลิตไม่บ่อย จำเป็นต้องทำใบสั่งผลิตด้วยหรือ?
A: ควรทำ เพราะยิ่งสั่งไม่บ่อย ยิ่งลืมรายละเอียดที่เคยตกลง ใบสั่งผลิตฉบับเดียวที่ครบถ้วนทำให้ครั้งถัดไปเริ่มได้เร็วขึ้น

Q: โรงงานมีแบบฟอร์มของตัวเองอยู่แล้ว ต้องทำเองอีกไหม?
A: ใช้แบบฟอร์มของโรงงานเป็นฐานได้ แต่ควรตรวจว่ามีหัวข้อครบตามข้างต้น หากขาดข้อใดให้เพิ่มและให้โรงงานยืนยัน สอบถามทีมงานโรงงานเรื่องรูปแบบเอกสารที่ใช้อยู่ก่อนได้

Q: ใครควรเป็นผู้ลงนามในใบสั่งผลิต?
A: ควรเป็นผู้อนุมัติฝั่งแบรนด์ที่ตกลงกันไว้ตามขั้นตอนอนุมัติงาน ไม่ใช่ใครก็ได้ในทีม

ติดต่อทีมงาน

โทร 085-742-6940 หรือ 080-196-6586 · อีเมล thaiherbalstandard@gmail.com หรือ thaiherbal.ths@gmail.com · Facebook และ LINE ของ Thai Herbal Standard