จัดแฟ้มเอกสารสินค้าสมุนไพรไว้ที่เดียว ให้ทีมเปิดดูได้ตรงกันทุกคน

เมื่อสินค้าสมุนไพรล็อตแรกใกล้ถึงมือลูกค้า คำถามจากช่องทางต่าง ๆ จะเริ่มเข้ามา ทั้งจากผู้ซื้อ ตัวแทนจำหน่าย และมาร์เก็ตเพลส หากเอกสารของสินค้ากระจายอยู่หลายที่ ทีมจะเสียเวลาหา และอาจหยิบเอกสารคนละฉบับมาตอบ บทความนี้ชวนเจ้าของแบรนด์จัดแฟ้มเอกสารสินค้าไว้ที่เดียว ให้ทุกคนในทีมเปิดดูได้ตรงกัน

1. แฟ้มเอกสารสินค้าคืออะไร

คือที่รวมเอกสารทั้งหมดของสินค้าหนึ่งรายการไว้ด้วยกัน เช่น สูตรที่ตกลงกับโรงงาน ฉลากฉบับที่ใช้จริง ผลทดสอบ ใบรับรองของแต่ละล็อต และข้อตกลงที่ทำไว้กับโรงงาน อาจเป็นโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์หรือแฟ้มกระดาษก็ได้ ขอเพียงมีที่เดียว และรู้ว่าใครเป็นผู้ดูแล

2. เอกสารที่ควรมีในแฟ้ม

• ข้อมูลสินค้าและสูตร ฉบับที่ตกลงกันแล้ว พร้อมวันที่
• ฉลากและบรรจุภัณฑ์ ไฟล์ฉบับสุดท้ายที่ส่งพิมพ์จริง
• ผลทดสอบและใบรับรองของแต่ละล็อต เรียงตามเลขล็อต
• เอกสารที่เกี่ยวกับการขึ้นทะเบียนและการอนุญาต ตามที่สินค้านั้นต้องมี
• ข้อตกลงกับโรงงาน และบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ตกลงกันภายหลัง

3. ตั้งชื่อไฟล์และเลขเวอร์ชันให้เหมือนกันทั้งแฟ้ม

ใช้รูปแบบเดียวกันทุกไฟล์ เช่น ชื่อสินค้า ชนิดเอกสาร เลขล็อต และวันที่ เมื่อมีฉบับใหม่ ให้เก็บฉบับเก่าไว้ในโฟลเดอร์แยก อย่าลบทิ้ง เพราะเมื่อมีคำถามย้อนหลัง คุณต้องบอกได้ว่าล็อตนั้นใช้เอกสารฉบับไหน

4. กำหนดผู้ดูแลและผู้มีสิทธิ์แก้ไข

ให้ทุกคนในทีมเปิดอ่านได้ แต่ให้คนเดียวหรือสองคนเป็นผู้เพิ่มและแก้ไขเอกสาร เมื่อมีคนแก้ไขหลายมือ ฉบับที่ใช้งานจริงมักไม่ตรงกับฉบับที่คิดว่าใช้ ควรมีบันทึกสั้น ๆ ว่าใครแก้อะไร เมื่อไร

5. เชื่อมแฟ้มกับงานประจำวัน

เมื่อมีล็อตใหม่เข้ามา ให้เพิ่มเอกสารของล็อตนั้นเข้าแฟ้มก่อนเปิดขาย เมื่อมีข้อร้องเรียนหรือคำถามที่ต้องตรวจสอบ ให้เริ่มจากแฟ้มนี้ และเมื่อเตรียมชุดคำถามคำตอบให้ทีม ก็อ้างอิงจากเอกสารในแฟ้ม เพื่อให้คำตอบตรงกับของจริง

6. ตรวจแฟ้มเป็นรอบ

กำหนดรอบตรวจสั้น ๆ เช่นทุกครั้งที่ปิดล็อต ว่าเอกสารครบหรือยัง มีฉบับเก่าปนกับฉบับใหม่หรือไม่ และมีเอกสารใดที่ใกล้ถึงวันที่ต้องต่ออายุหรือจัดทำใหม่ แฟ้มที่ตรวจเป็นประจำจะใช้ได้ในวันที่จำเป็นต้องใช้จริง

คำถามที่พบบ่อย

Q: แบรนด์ที่เพิ่งเริ่มต้น ควรเริ่มแฟ้มตอนไหน?
A: เริ่มตั้งแต่วันที่ตกลงสูตรกับโรงงาน เพราะเอกสารชุดแรกเกิดขึ้นตั้งแต่ตอนนั้น และตามย้อนหลังทีหลังจะยากกว่า

Q: เก็บเป็นไฟล์ดิจิทัลหรือกระดาษดี?
A: ไฟล์ดิจิทัลหาและแชร์ให้ทีมได้ง่าย ส่วนกระดาษควรเก็บไว้เฉพาะฉบับที่ต้องมีต้นฉบับ แล้วสแกนเก็บคู่กันไว้

Q: ต้องเก็บเอกสารของล็อตเก่าไว้นานแค่ไหน?
A: ควรเก็บไว้อย่างน้อยตลอดช่วงที่สินค้าล็อตนั้นยังอยู่ในตลาด และสอบถามทีมงานหรือผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเรื่องระยะเวลาที่เหมาะสมกับสินค้าของคุณ

ติดต่อทีมงาน

โทร 085-742-6940 หรือ 080-196-6586 · อีเมล thaiherbalstandard@gmail.com หรือ thaiherbal.ths@gmail.com · Facebook และ LINE ของ Thai Herbal Standard