ตั้งรหัสสินค้าสมุนไพรให้เป็นระบบ ทีมเรียกชื่อเดียวกันทุกเอกสาร

เมื่อแบรนด์มีสินค้ามากกว่าหนึ่งรายการ ขนาดบรรจุมากกว่าหนึ่งแบบ และผลิตหลายล็อต คำถามง่าย ๆ อย่าง "ตัวที่สั่งไปเมื่อเดือนก่อนคือตัวไหน" อาจตอบไม่ตรงกันในทีม ทั้งฝ่ายขาย โกดัง และโรงงาน การตั้งรหัสสินค้าที่เป็นระบบตั้งแต่ต้นเป็นงานเล็ก ๆ ที่ทำครั้งเดียวแล้วใช้ได้ตลอด บทความนี้ชวนเจ้าของแบรนด์สมุนไพรวางรหัสสินค้าให้ทุกคนอ่านตรงกัน

1. รหัสสินค้าคืออะไร

รหัสสินค้า หรือ SKU คือชุดตัวอักษรและตัวเลขสั้น ๆ ที่ใช้เรียกสินค้าหนึ่งแบบอย่างเฉพาะเจาะจง เช่น สินค้าตัวเดียวกันแต่คนละขนาดบรรจุ จะมีรหัสคนละตัว ชื่อสินค้าบนฉลากเป็นภาษาที่ผู้ซื้ออ่าน ส่วนรหัสเป็นภาษากลางของคนในทีมและโรงงาน

2. ทำไมต้องมีรหัส ทั้งที่มีชื่ออยู่แล้ว

ชื่อสินค้าเรียกได้หลายแบบ คนหนึ่งเรียกชื่อเต็ม อีกคนเรียกชื่อย่อ ใบสั่งผลิต ใบส่งของ และรายการในแพลตฟอร์มขายออนไลน์จึงอาจเขียนไม่เหมือนกัน รหัสเดียวที่ใช้ทุกเอกสารทำให้ค้นหา นับสต็อก และตรวจย้อนหลังได้ตรงกัน

3. โครงสร้างรหัสที่อ่านง่าย

รหัสที่ดีไม่ต้องยาว ลองแบ่งเป็นส่วน ๆ เช่น กลุ่มสินค้า สูตรหรือรุ่น และขนาดบรรจุ แล้วคั่นด้วยขีดให้สายตาแยกส่วนได้ ตัวอย่างเช่น กลุ่ม-รุ่น-ขนาด ทุกส่วนควรมีความยาวคงที่ ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด และเลี่ยงตัวอักษรที่ดูคล้ายตัวเลข เช่น O กับ 0 หรือ I กับ 1

4. สิ่งที่ไม่ควรใส่ในรหัส

อย่าใส่วันที่ผลิตหรือเลขล็อตลงในรหัสสินค้า เพราะสองอย่างนี้เปลี่ยนทุกรอบผลิต ควรแยกเป็นเลขล็อตต่างหาก และไม่ควรใส่ข้อความที่เป็นถ้อยคำโฆษณาในรหัส รหัสมีหน้าที่ระบุตัวสินค้าเท่านั้น

5. ใช้รหัสเดียวกันทุกที่

เมื่อกำหนดรหัสแล้ว ให้ใช้ชุดเดียวกันตั้งแต่ใบสั่งผลิต ฉลากกล่องรวม ใบส่งของ สต็อกในโกดัง ไปจนถึงรายการสินค้าบนหน้าร้านออนไลน์ และเก็บตารางรหัสไว้ในแฟ้มเอกสารสินค้า เมื่อมีสินค้าใหม่ ให้เพิ่มรหัสในตารางก่อนเริ่มสั่งผลิตทุกครั้ง

6. เมื่อสินค้าเปลี่ยน รหัสต้องเปลี่ยนไหม

ถ้าเปลี่ยนสูตร ขนาดบรรจุ หรือชนิดของภาชนะ ให้ออกรหัสใหม่ และปิดรหัสเดิมไว้ในตารางโดยไม่ลบทิ้ง เพื่อให้เอกสารเก่ายังอ่านได้ว่าหมายถึงสินค้าตัวไหน ส่วนการปรับแต่งเล็กน้อยที่ไม่กระทบตัวสินค้า เช่น เปลี่ยนโทนสีกล่องรอง ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนรหัส

คำถามที่พบบ่อย

Q: มีสินค้ารายการเดียว ต้องมีรหัสไหม?
A: ควรมี เพราะเมื่อเพิ่มขนาดบรรจุหรือสินค้าตัวที่สอง ระบบรหัสที่วางไว้แล้วจะต่อยอดได้ทันที โดยไม่ต้องไล่แก้เอกสารเดิมทั้งหมด

Q: ใช้บาร์โค้ดแทนรหัสได้ไหม?
A: บาร์โค้ดเป็นวิธีให้เครื่องอ่านรหัสได้ ไม่ได้แทนที่การตั้งรหัสภายใน ควรตั้งรหัสสินค้าของแบรนด์เองก่อน แล้วค่อยพิจารณาว่าจะผูกกับบาร์โค้ดแบบใด

Q: โรงงานมีรหัสของตัวเองอยู่แล้ว ควรใช้รหัสโรงงานหรือไม่?
A: ควรทำตารางเทียบรหัสแบรนด์กับรหัสของโรงงานไว้คู่กัน เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายสื่อสารตรงกัน และสอบถามทีมงานโรงงานถึงรูปแบบที่ใช้อยู่ก่อนวางโครงสร้างของแบรนด์

ติดต่อทีมงาน

โทร 085-742-6940 หรือ 080-196-6586 · อีเมล thaiherbalstandard@gmail.com หรือ thaiherbal.ths@gmail.com · Facebook และ LINE ของ Thai Herbal Standard