ตรวจรับสินค้าล็อตแรกจากโรงงาน OEM เจ้าของแบรนด์สมุนไพรควรเช็คอะไรบ้าง

วันที่โรงงาน OEM ส่งสินค้าล็อตแรกมาถึง เป็นช่วงที่เจ้าของแบรนด์ตื่นเต้นที่สุด แต่ก็เป็นช่วงที่ควรใจเย็นที่สุดเช่นกัน เพราะสิ่งที่ตรวจพบในวันรับของ ยังแก้ไขและคุยกับโรงงานได้ง่ายกว่าหลังจากสินค้าออกไปถึงมือลูกค้าแล้ว บทความนี้ชวนวางขั้นตอนตรวจรับสินค้าล็อตแรกให้เป็นระบบ ว่าควรเช็คอะไร เก็บหลักฐานอย่างไร และพบความผิดปกติแล้วควรทำอย่างไร

1. เตรียมเกณฑ์ตรวจก่อนของมาถึง

อย่ารอให้ของมาแล้วค่อยคิดว่าจะดูอะไร ควรทบทวนเอกสารที่ตกลงกับโรงงานไว้ เช่น ข้อกำหนดสินค้า (specification) ตัวอย่างฉลากที่อนุมัติแล้ว และตัวอย่างสินค้าที่เคยอนุมัติก่อนผลิตจริง แล้วทำเป็นรายการตรวจสั้นๆ หนึ่งหน้า คนรับของจะได้ตรวจตามรายการเดียวกันทุกล็อต ไม่ขึ้นกับความจำของใครคนใดคนหนึ่ง

2. ตรวจภายนอกก่อนเปิดกล่อง

• จำนวนและสภาพกล่อง: นับจำนวนลังให้ตรงกับเอกสารส่งมอบ ดูรอยบุบ รอยเปียก หรือรอยฉีกขาด ถ่ายรูปก่อนเปิดเสมอ
• ป้ายหน้าลัง: ชื่อสินค้า เลขล็อต และจำนวนต่อลัง ควรตรงกับเอกสารและอ่านชัดเจน
• ซีลหรือเทปปิดลัง: ไม่ควรมีร่องรอยการเปิดมาก่อน
• สภาพการขนส่ง: หากสินค้าต้องเลี่ยงความร้อนหรือความชื้น ให้สังเกตว่ากล่องมีร่องรอยของความชื้นหรือไม่

3. เปิดกล่องสุ่มตรวจตัวสินค้า

ไม่จำเป็นต้องเปิดทุกลัง แต่ควรสุ่มจากหลายตำแหน่ง เช่น ลังบน ลังล่าง และลังที่อยู่ริมพาเลท แล้วตรวจให้ครบตามหัวข้อต่อไปนี้

• ฉลากตรงกับตัวอย่างที่อนุมัติหรือไม่ ทั้งข้อความ ตัวสะกด และตำแหน่งที่พิมพ์เลขล็อตและวันหมดอายุ
• บรรจุภัณฑ์สมบูรณ์ ฝาปิดสนิท ซีลไม่รั่วหรือฉีก พิมพ์ชัด ไม่เลอะ
• ลักษณะสินค้า สี กลิ่น และเนื้อสัมผัส ใกล้เคียงกับตัวอย่างที่อนุมัติ ความแตกต่างเล็กน้อยตามธรรมชาติของสมุนไพรเป็นเรื่องที่เกิดได้ แต่ควรจดไว้และถามโรงงาน
• ปริมาณบรรจุตรงกับที่ระบุบนฉลาก ลองสุ่มชั่งหรือนับหลายชิ้น
• เลขล็อตและวันที่ผลิตบนตัวสินค้า ตรงกับบนลังและในเอกสาร

4. เทียบเอกสารที่มากับล็อต

ควรขอให้โรงงานส่งเอกสารมาพร้อมสินค้าหรือก่อนหน้านั้น และเทียบกับของจริงทีละรายการ

• เอกสารส่งมอบสินค้า ที่ระบุชื่อสินค้า จำนวน และเลขล็อต
• เอกสารตรวจสอบคุณภาพ (COA) ของล็อตนั้น ว่าเลขล็อตตรงกับสินค้าที่ได้รับ
• หากตกลงกันไว้ว่าจะมีบันทึกการผลิตหรือเอกสารอื่น ให้ขอดูตามที่ตกลง

5. เก็บตัวอย่างและหลักฐานของล็อตแรก

สินค้าล็อตแรกเป็นต้นแบบอ้างอิงของล็อตต่อๆ ไป ควรแยกตัวอย่างไว้ส่วนหนึ่ง เก็บรูปถ่ายสินค้า ฉลาก และกล่องตอนมาถึง พร้อมจดวันที่ ผู้ตรวจ และผลที่พบ เมื่อสั่งผลิตครั้งต่อไป จะเอามาเทียบได้ว่าสินค้ายังเหมือนเดิมหรือไม่ และถ้าวันหนึ่งมีข้อสงสัยเรื่องล็อตใด จะมีหลักฐานย้อนกลับไปดูได้

6. พบความผิดปกติแล้วทำอย่างไร

• แยกของที่สงสัยออกก่อน ติดป้ายว่ารอการตัดสินใจ ยังไม่นำไปขายหรือแจกจ่าย
• แจ้งโรงงานเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมรูปถ่าย เลขล็อต และรายละเอียดสิ่งที่พบ จะช่วยให้ติดตามได้ชัดเจนกว่าการพูดทางโทรศัพท์อย่างเดียว
• ขอให้โรงงานชี้แจงสาเหตุและแนวทางแก้ไข ตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้ในสัญญา
• ตัดสินใจร่วมกัน ว่าจะตรวจซ้ำ ปรับแก้ หรือผลิตทดแทน ก่อนที่สินค้าส่วนนั้นจะถูกนำไปใช้

7. สัญญาณที่ควรถามต่อ

• เลขล็อตบนลัง บนสินค้า และบนเอกสารไม่ตรงกัน
• ฉลากต่างจากตัวอย่างที่อนุมัติโดยไม่มีการแจ้งล่วงหน้า
• เอกสารตรวจสอบคุณภาพไม่มาพร้อมล็อต หรือไม่ระบุเลขล็อตที่ตรงกัน
• สินค้าในลังเดียวกันมีลักษณะต่างกันชัดเจน
• โรงงานตอบเรื่องความผิดปกติด้วยการปัดว่าเป็นเรื่องปกติ โดยไม่อธิบายเหตุผล

คำถามที่พบบ่อย

Q: ต้องตรวจทุกชิ้นหรือไม่?
A: ไม่จำเป็น การสุ่มตรวจจากหลายตำแหน่งตามเกณฑ์ที่ตกลงไว้ล่วงหน้าเป็นแนวปฏิบัติทั่วไป ที่สำคัญคือตรวจด้วยเกณฑ์เดียวกันทุกล็อตและจดผลไว้

Q: ควรตกลงเรื่องการตรวจรับกับโรงงานตั้งแต่เมื่อไร?
A: ควรคุยตั้งแต่ช่วงทำสัญญา เช่น วิธีแจ้งความผิดปกติ และระยะเวลาที่แบรนด์ตรวจรับได้ จะได้ไม่มีข้อโต้แย้งภายหลัง

Q: สินค้าสมุนไพรมีสีหรือกลิ่นต่างกันเล็กน้อยระหว่างล็อต ถือว่าผิดปกติไหม?
A: วัตถุดิบจากธรรมชาติอาจมีความแตกต่างเล็กน้อยได้ แต่ควรอยู่ในเกณฑ์ที่ตกลงกับโรงงานไว้ในข้อกำหนดสินค้า หากต่างจากตัวอย่างอนุมัติมากให้สอบถามโรงงานและจดไว้

ติดต่อทีมงาน

โทร 085-742-6940 หรือ 080-196-6586 · อีเมล thaiherbalstandard@gmail.com หรือ thaiherbal.ths@gmail.com · Facebook และ LINE ของ Thai Herbal Standard