ขั้นตอนอนุมัติงานระหว่างแบรนด์สมุนไพรกับโรงงาน ตกลงอะไรไว้ ต้องมีหลักฐาน

งานผลิตสินค้าสมุนไพรมีจุดตัดสินใจหลายครั้ง ทั้งแบบฉลาก ตัวอย่างสินค้า และรายละเอียดการบรรจุ หากแต่ละฝ่ายเข้าใจไม่ตรงกันว่า "ตกลงแล้ว" หมายถึงอะไร งานอาจต้องย้อนกลับมาแก้ในช่วงที่ใกล้เริ่มผลิตจริง บทความนี้ชวนเจ้าของแบรนด์วางขั้นตอนอนุมัติงานกับโรงงานให้ชัดตั้งแต่ต้น ทั้งใครเป็นคนอนุมัติ อนุมัติอะไร และเก็บหลักฐานไว้อย่างไร

1. กำหนดคนอนุมัติของแบรนด์ให้ชัด

เลือกผู้ตัดสินใจของฝั่งแบรนด์ไว้หนึ่งคน และคนสำรองหนึ่งคน เพื่อให้โรงงานรู้ว่าคำตอบจากใครถือเป็นคำตอบสุดท้าย ถ้าหลายคนในทีมให้ความเห็นคนละทาง ให้รวบรวมเป็นคำตอบเดียวก่อนส่งกลับ ลดการแก้ซ้ำและลดความสับสนว่าใครสั่งอะไร

2. แยกรายการที่ต้องอนุมัติเป็นขั้น

รายการที่มักต้องผ่านการอนุมัติจากแบรนด์ก่อนเดินหน้า ได้แก่

• สูตรและรายการส่วนผสมตามที่ตกลงกัน
• ตัวอย่างสินค้าต้นแบบ ทั้งลักษณะ สี กลิ่น และรสชาติ
• แบบฉลากและข้อความบนบรรจุภัณฑ์ ซึ่งต้องผ่านการตรวจตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องด้วย
• ขนาดบรรจุและวิธีการแพ็กลงกล่อง
• ตัวอย่างสินค้าจากล็อตผลิตจริงก่อนจัดส่งทั้งล็อต

แต่ละขั้นควรมีชื่อเรียกที่ตรงกันทั้งสองฝ่าย และอนุมัติทีละขั้นตามลำดับ ไม่ข้ามไปอนุมัติขั้นถัดไปทั้งที่ขั้นก่อนหน้ายังค้างอยู่

3. อนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรเสมอ

คำตอบทางโทรศัพท์ควรสรุปเป็นข้อความหรืออีเมลยืนยันอีกครั้ง โดยระบุสิ่งที่อนุมัติ เวอร์ชันของไฟล์หรือแบบ วันที่ และชื่อผู้อนุมัติ การระบุเวอร์ชันสำคัญมาก เพราะไฟล์แบบฉลากมักถูกแก้หลายรอบ ถ้าไม่ระบุ อาจเกิดกรณีที่โรงงานใช้ไฟล์คนละรอบกับที่แบรนด์เห็น

4. เมื่อมีการแก้ ให้เริ่มนับการอนุมัติใหม่

หากมีการแก้ไขหลังอนุมัติแล้ว แม้เป็นข้อความเพียงบรรทัดเดียว ให้ถือว่าการอนุมัติเดิมสิ้นสุดลง และส่งฉบับที่แก้กลับมาให้อนุมัติอีกครั้ง การตกลงด้วยปากเปล่าว่า "แก้แค่นิดเดียว" เป็นที่มาของความคลาดเคลื่อนที่พบได้บ่อย โดยเฉพาะบนฉลาก

5. เก็บหลักฐานไว้ในแฟ้มเดียว

รวมข้อความอนุมัติทุกขั้นไว้ในแฟ้มเอกสารสินค้าเดียวกับรหัสสินค้า เมื่อต้องกลับมาตรวจว่าสินค้าล็อตหนึ่งผลิตตามอะไร จะหาเอกสารต้นทางได้ทันที และเมื่อเปลี่ยนผู้ดูแลงานฝั่งแบรนด์ ผู้รับช่วงต่อก็อ่านบันทึกการตัดสินใจได้เอง

6. ตกลงเรื่องเวลาตอบกลับ

ถามโรงงานว่าแต่ละขั้นต้องการให้แบรนด์ตอบภายในกี่วันทำการ และตกลงกันว่าหากเลยช่วงนั้น จะติดตามกันทางช่องทางใด การรู้เวลาตอบล่วงหน้าทำให้แบรนด์เตรียมคนตรวจได้ทัน ไม่ปล่อยให้งานค้างโดยไม่มีใครรู้

คำถามที่พบบ่อย

Q: ถ้าอนุมัติแบบฉลากแล้วพบข้อผิดทีหลัง ใครรับผิดชอบ?
A: เรื่องนี้ขึ้นอยู่กับข้อตกลงในสัญญาระหว่างแบรนด์กับโรงงาน จึงควรอ่านและตกลงเงื่อนไขนี้ให้ชัดตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน และสอบถามทีมงานโรงงานถึงขั้นตอนตรวจฉลากที่ใช้อยู่

Q: อนุมัติผ่านแอปแชตได้ไหม?
A: ได้ หากทั้งสองฝ่ายยอมรับช่องทางนี้ แต่ควรบันทึกหน้าจอหรือสรุปเป็นอีเมลเก็บเข้าแฟ้มเอกสารสินค้า เพราะข้อความในแชตหาย้อนหลังได้ยาก

Q: ต้องอนุมัติตัวอย่างจากล็อตผลิตจริงด้วยหรือ?
A: ควรมี เพราะเป็นโอกาสสุดท้ายที่แบรนด์จะเทียบสินค้าจริงกับตัวอย่างต้นแบบที่ตกลงกันไว้ก่อนส่งมอบ

ติดต่อทีมงาน

โทร 085-742-6940 หรือ 080-196-6586 · อีเมล thaiherbalstandard@gmail.com หรือ thaiherbal.ths@gmail.com · Facebook และ LINE ของ Thai Herbal Standard