จัดการวัสดุบรรจุภัณฑ์ที่ฝากไว้กับโรงงาน ขวด ฝา ฉลาก กล่อง ตกลงกันอย่างไรไม่ให้ขาดหรือเกิน

เจ้าของแบรนด์สมุนไพรที่สั่งผลิตกับโรงงานมักนึกถึงแต่ตัวผลิตภัณฑ์ จนลืมว่าขวด ฝา กล่อง และฉลากก็เป็นของที่ต้องจัดการเหมือนกัน วัสดุบรรจุภัณฑ์ที่ขาดเพียงชิ้นเดียวก็ทำให้ล็อตผลิตต้องหยุดรอ ส่วนของที่เหลือมากเกินไปก็กองเก็บโดยไม่ได้ใช้ ทางออกคือตกลงกับโรงงานให้ชัดตั้งแต่ก่อนสั่งผลิตว่าวัสดุเหล่านี้ใครเป็นผู้จัดหา ใครเป็นผู้เก็บ และใครเป็นผู้นับ

1. ทำรายการวัสดุบรรจุภัณฑ์ให้ครบทุกชิ้น

ผลิตภัณฑ์หนึ่งรายการมักมีวัสดุหลายอย่าง เช่น ขวดหรือซอง ฝา ซีล ฉลาก กล่องนอก และกล่องลัง ให้เขียนเป็นรายการพร้อมรหัสวัสดุ ชื่อผู้ผลิตวัสดุ และรุ่นของแบบที่ใช้ เมื่อทั้งสองฝ่ายอ่านรายการเดียวกัน โอกาสที่จะเข้าใจไม่ตรงกันก็ลดลงมาก

2. ตกลงว่าใครเป็นผู้จัดหา

บางแบรนด์สั่งวัสดุเองแล้วส่งไปที่โรงงาน บางแบรนด์ให้โรงงานจัดหาให้ทั้งหมด และบางแบรนด์แบ่งกัน เช่น แบรนด์ดูแลฉลากส่วนโรงงานดูแลขวด ไม่มีวิธีไหนผิด แต่ต้องจดไว้ว่าชิ้นไหนเป็นหน้าที่ของใคร เพราะเมื่อของมาช้า ทุกฝ่ายต้องรู้ว่าต้องไปตามกับใคร

3. ตรวจรับวัสดุเมื่อถึงโรงงาน

เมื่อวัสดุมาถึง ควรมีการนับจำนวนและดูสภาพ เช่น ฉลากพิมพ์ตรงกับแบบที่อนุมัติหรือไม่ ขวดมีรอยแตกหรือฝาเข้ากันหรือไม่ แล้วบันทึกผลพร้อมวันที่รับ ขอให้โรงงานส่งรูปถ่ายและจำนวนที่รับจริงกลับมา แบรนด์จะได้รู้ตั้งแต่ต้นว่าของที่มีอยู่ตรงกับที่สั่งหรือไม่

4. กำหนดที่เก็บและวิธีแยกของ

วัสดุของแต่ละแบรนด์ควรแยกจากของแบรนด์อื่นอย่างชัดเจน มีป้ายระบุชื่อผลิตภัณฑ์และรหัสวัสดุ ถ้ามีฉลากหลายแบบหรือหลายรุ่น ควรแยกที่เก็บเพื่อไม่ให้หยิบผิดตอนบรรจุ กล่องกระดาษควรวางให้พ้นพื้นและพ้นความชื้น ขอให้โรงงานอธิบายว่าเก็บอย่างไร แทนที่จะสันนิษฐานเอง

5. ตั้งจุดสั่งเพิ่มและขอยอดคงเหลือเป็นรอบ

วัสดุบางชนิดใช้เวลาจัดหานาน โดยเฉพาะฉลากและกล่องที่สั่งพิมพ์ ควรตกลงจุดที่จะสั่งเพิ่ม เช่น เมื่อเหลือพอใช้อีกกี่ล็อต แล้วขอรายงานยอดคงเหลือเป็นรอบ อาจรวมไปกับรอบรายงานความคืบหน้าที่ตกลงกันไว้ก็ได้ วิธีนี้ทำให้ไม่ต้องรอจนของขาดจึงรู้ตัว

6. กำหนดเรื่องของเสียและของเหลือ

ระหว่างบรรจุย่อมมีวัสดุเสียบ้างเป็นเรื่องปกติ ให้ตกลงกันก่อนว่าจะนับของเสียอย่างไร ใครเป็นผู้ยืนยัน และของเหลือเมื่อจบล็อตจะเก็บไว้ใช้ต่อ ส่งคืน หรือทำลายอย่างไร ถ้าฉลากมีการเปลี่ยนแบบ ควรแจ้งโรงงานให้แยกฉลากรุ่นเก่าออกทันที และบันทึกลงบันทึกการเปลี่ยนแปลงร่วมกัน

คำถามที่พบบ่อย

Q: ควรสั่งวัสดุเผื่อเกินจำนวนที่ใช้หรือไม่?
A: โดยทั่วไปมักเผื่อไว้บ้างสำหรับของเสียระหว่างบรรจุ แต่จำนวนที่เหมาะสมขึ้นกับชนิดวัสดุและขั้นตอนของแต่ละโรงงาน ควรตกลงกับโรงงานเป็นรายล็อต

Q: ถ้าแบรนด์เพิ่งเริ่มและสั่งในปริมาณน้อย ต้องทำเอกสารแบบนี้ด้วยหรือไม่?
A: ควรทำ แต่ทำเป็นตารางสั้นๆ ก็พอ ขอให้มีรายการวัสดุ ผู้จัดหา จำนวนที่รับ และจำนวนคงเหลือ ก็เพียงพอสำหรับเริ่มต้น

Q: ถ้ามีบรรจุภัณฑ์ใช้ร่วมกันหลายผลิตภัณฑ์ควรจัดการอย่างไร?
A: ให้แยกยอดคงเหลือตามผลิตภัณฑ์ที่จะใช้ แม้เป็นวัสดุชนิดเดียวกัน จะได้ไม่เกิดปัญหาว่าของล็อตหนึ่งไปใช้หมดโดยไม่ได้ตั้งใจ รายละเอียดตามลักษณะงานของแต่ละแบรนด์ สอบถามทีมงานได้

ติดต่อทีมงาน

โทร 085-742-6940 หรือ 080-196-6586 · อีเมล thaiherbalstandard@gmail.com หรือ thaiherbal.ths@gmail.com · Facebook และ LINE ของ Thai Herbal Standard